Politica de confidențialitate

01/Operatorul de date și datele de contact

Prezenta Politică de confidențialitate explică modul în care SLOVE MEDIA S.R.L. („Slove Media”, „noi”) prelucrează date cu caracter personal în legătură cu website-ul slovemedia.ro, solicitările de informații, comunicările profesionale și interacțiunile descrise mai jos.

În sensul Regulamentului (UE) 2016/679 („GDPR”), Slove Media are calitatea de operator de date pentru prelucrările în care stabilește scopurile și mijloacele utilizării datelor.

Pentru orice întrebare referitoare la protecția datelor sau pentru exercitarea drepturilor tale, ne poți scrie la [email protected]. Aceasta este adresa de contact a operatorului; nu reprezintă, prin ea însăși, desemnarea unui responsabil cu protecția datelor (DPO).

02/Domeniul de aplicare

Politica se aplică persoanelor care vizitează website-ul, completează formularul de contact, ne scriu sau ne telefonează, solicită o ofertă, reprezintă un posibil client ori partener sau intră în legătură cu noi în contextul activității prezentate pe website.

De asemenea, anumite dispoziții privesc persoanele menționate în materialele publicate cu acordul sau în condițiile legii (de exemplu, în portofoliu și testimoniale) și persoanele care transmit candidaturi.

Website-urile independente ale proiectelor editoriale asociate și platformele administrate de terți pot avea propriile politici. Pentru date prelucrate în numele clienților în cadrul proiectelor contractate, rolurile și responsabilitățile se stabilesc în raport cu activitatea concretă și cu acordurile încheiate.

03/Categoriile de date pe care le putem prelucra

Date transmise prin contact

Formularul public de contact solicită nume, adresă de e-mail, număr de telefon și subiect. Putem prelucra, de asemenea, conținutul mesajului, informațiile despre proiect și alte date pe care alegi să ni le comunici prin e-mail, telefon sau formular.

Date din relațiile profesionale

În etapa ofertării sau a colaborării putem prelucra numele, funcția, organizația reprezentată, datele profesionale de contact, istoricul corespondenței, datele necesare administrării unei relații contractuale și, când este cazul, date incluse în documente comerciale ori contabile.

Date tehnice

La accesarea website-ului pot fi prelucrate date precum adresa IP, data și ora accesării, paginile solicitate, tipul browserului, identificatori tehnici, informații despre dispozitiv, evenimente de securitate și date referitoare la modulele cookie sau la preferințele exprimate.

Alte date comunicate voluntar

Dacă trimiți un CV sau un portofoliu, putem primi informațiile pe care le-ai inclus în candidatură. Dacă apari într-un material editorial, testimonial sau studiu de caz, datele pot include nume, funcție, declarații, imagini sau înregistrări, în condițiile precizate în secțiunea dedicată.

Nu solicităm prin formularul general de contact date sensibile (precum informații privind sănătatea, convingerile religioase ori alte categorii speciale de date). Te rugăm să nu transmiți astfel de informații dacă nu sunt necesare și nu există un cadru adecvat pentru prelucrarea lor.

04/De unde provin datele

Obținem datele, în principal, direct de la persoanele care completează formularul, ne contactează, comunică profesional cu noi ori furnizează documente pentru o eventuală colaborare.

Unele date tehnice sunt generate automat în timpul utilizării website-ului. În relațiile B2B, putem primi date de contact profesionale de la organizația pe care o reprezinți, printr-o recomandare profesională sau din surse publice pertinente, precum website-uri instituționale și registre publice.

Atunci când obținem date de la alte surse și ne revine obligația de informare potrivit art. 14 GDPR, vom furniza informațiile relevante în termenul și în condițiile prevăzute de lege.

05/Scopurile și temeiurile juridice ale prelucrării

Prelucrăm date personale numai atunci când există un scop determinat și un temei juridic aplicabil. În funcție de situație, acestea pot fi:

• Răspunsul la întrebări, mesaje și solicitări generale: interesul legitim de a administra comunicările primite și de a menține relații profesionale — art. 6 alin. (1) lit. (f) GDPR.
• Analizarea unei solicitări de ofertă și efectuarea demersurilor precontractuale: art. 6 alin. (1) lit. (b) GDPR, dacă persoana solicitantă urmează să fie parte în contract; pentru comunicarea cu reprezentanții unei persoane juridice, interesul legitim — art. 6 alin. (1) lit. (f).
• Încheierea și executarea colaborărilor: executarea contractului atunci când persoana vizată este parte — art. 6 alin. (1) lit. (b); interesul legitim de administrare a relațiilor profesionale B2B — art. 6 alin. (1) lit. (f).
• Facturare, contabilitate și respectarea obligațiilor legale: obligație legală — art. 6 alin. (1) lit. (c) GDPR.
• Funcționarea tehnică, prevenirea abuzurilor și securitatea website-ului: interesul legitim de a proteja infrastructura și informațiile — art. 6 alin. (1) lit. (f), fără a afecta normele speciale aplicabile cookie-urilor.
• Administrarea candidaturilor transmise voluntar: demersuri precontractuale — art. 6 alin. (1) lit. (b), dacă sunt îndeplinite condițiile; în alte situații, interesul legitim de gestionare a corespondenței și a proceselor de selecție — art. 6 alin. (1) lit. (f).
• Comunicări comerciale și tehnologii opționale de analiză sau marketing: consimțământ, în măsura în care acesta este cerut de lege — art. 6 alin. (1) lit. (a) GDPR și normele speciale aplicabile.
• Constatarea, exercitarea sau apărarea unor drepturi: interesul legitim de protejare a drepturilor operatorului — art. 6 alin. (1) lit. (f), sau alte temeiuri prevăzute de lege, după caz.

Atunci când invocăm interesul legitim, acesta poate consta în administrarea relațiilor profesionale, soluționarea solicitărilor, menținerea securității ori apărarea drepturilor. Evaluăm proporționalitatea prelucrării în raport cu interesele și drepturile persoanei vizate.

06/Ce informații sunt necesare

Câmpurile marcate drept obligatorii în formularul de contact sunt necesare pentru transmiterea și gestionarea solicitării prin acel formular. La data analizării website-ului, câmpurile vizibile marcate obligatoriu sunt: nume, e-mail, telefon și subiect.

Dacă nu completezi aceste câmpuri, este posibil ca formularul să nu poată fi trimis. Poți alege, după caz, un alt canal de contact publicat pe website.

În etapa încheierii unui contract, anumite date pot deveni necesare pentru identificarea părților, executarea obligațiilor contractuale sau respectarea obligațiilor fiscale. Vom comunica natura acestor cerințe în contextul concret.

07/Comunicări comerciale și newsletter

Transmiterea unei solicitări prin formularul de contact nu reprezintă automat abonarea la comunicări promoționale.

În cazul în care introducem o funcționalitate de abonare, vom prezenta scopul acesteia și vom solicita consimțământul atunci când legea îl cere. Dezabonarea va putea fi cerută oricând, fără a afecta legalitatea comunicărilor anterioare.

Comunicările necesare soluționării unei solicitări, furnizării unei oferte cerute sau derulării unei colaborări nu sunt, prin simpla lor natură, mesaje de marketing nesolicitate.

08/Portofoliu, testimoniale și materiale editoriale

Website-ul prezintă proiecte, studii de caz, testimoniale și materiale editoriale în care pot apărea persoane identificate prin nume, rol profesional, citate sau, în anumite cazuri, fotografie ori material video.

Pentru aceste utilizări, temeiul juridic se stabilește în funcție de context: consimțământul persoanei, atunci când este necesar, sau interesul legitim privind prezentarea activității profesionale, în măsura în care acesta prevalează în urma evaluării aplicabile. Drepturile privind imaginea și proprietatea intelectuală sunt respectate distinct.

Persoanele vizate ne pot contacta pentru clarificări sau pentru exercitarea drepturilor prevăzute de GDPR. Publicarea pe website poate implica, prin natura sa, accesul vizitatorilor la datele afișate.

09/Cookie-uri, date de trafic și conținut integrat

Website-ul poate utiliza module cookie și tehnologii similare pentru funcționare, securitate, memorarea preferințelor și, dacă sunt activate, pentru statistici sau marketing.

Cookie-urile strict necesare pot fi utilizate în condițiile excepțiilor prevăzute de legislația aplicabilă. Pentru cookie-urile și tehnologiile care necesită consimțământ, acesta trebuie obținut înaintea activării, printr-un mecanism care permite exprimarea și retragerea opțiunii.

Anumite elemente integrate, precum videoclipuri, hărți ori conținut de pe rețele sociale, pot implica prelucrări realizate și de furnizorii lor. Modul concret de funcționare depinde de integrările active și de alegerile utilizatorului.

Lista actualizată a modulelor cookie, furnizorilor, scopurilor și duratelor de viață trebuie consultată în Politica privind cookie-urile, publicată separat pe website. Această politică nu înlocuiește informarea și mecanismul de consimțământ aferente cookie-urilor.

10/Destinatarii și accesul la date

Accesul la date este limitat la persoanele autorizate care au nevoie de informații pentru îndeplinirea responsabilităților profesionale.

În măsura necesară, datele pot fi accesibile unor furnizori de servicii tehnice și profesionale, precum găzduire web, administrare și securitate IT, poștă electronică, mentenanță, instrumente pentru formulare și protecție antispam, precum și furnizori contabili sau de consultanță. Aceștia pot acționa ca persoane împuternicite ori operatori independenți, în funcție de serviciile furnizate.

De asemenea, datele pot fi comunicate autorităților sau altor destinatari atunci când există o obligație legală ori un alt temei juridic valabil.

Nu vindem bazele de date cu informațiile de contact colectate prin website.

11/Transferul datelor în afara Spațiului Economic European

În funcție de locația și organizarea furnizorilor de infrastructură, comunicații ori servicii digitale folosiți efectiv, anumite date pot fi accesate sau prelucrate și din afara Spațiului Economic European (SEE).

În situația unui asemenea transfer, trebuie respectate condițiile capitolului V din GDPR, inclusiv, după caz, existența unei decizii de adecvare a Comisiei Europene sau folosirea unor garanții corespunzătoare, precum clauzele contractuale standard.

Informații despre transferurile aplicabile unei prelucrări concrete și despre garanțiile folosite pot fi solicitate la [email protected]. Furnizorii și destinațiile reale trebuie menținute actualizate în evidențele operatorului.

12/Cât timp păstrăm datele

Nu păstrăm datele mai mult decât este necesar pentru scopul pentru care au fost colectate, ținând cont de obligațiile legale și de necesitatea protejării drepturilor.

• Solicitări și corespondență: pe durata necesară analizării, soluționării și urmăririi rezonabile a unei solicitări; dacă rezultă o colaborare sau o dispută, se aplică termenele relevante pentru acea relație.
• Contracte, facturi și documente justificative: pe durata relației contractuale și ulterior pentru perioadele impuse de legislația fiscal-contabilă sau de alte obligații legale aplicabile.
• Datele de candidatură: pe durata necesară evaluării candidaturii și, dacă există un temei valabil, pentru perioada justificată în legătură cu procesul de recrutare ori cu apărarea unor drepturi.
• Jurnale tehnice și date de securitate: pentru intervalele necesare operării, investigării incidentelor și prevenirii abuzurilor, conform regulilor de retenție și rotație ale sistemelor folosite.
• Cookie-uri și identificatori similari: conform duratelor indicate pentru tehnologiile active în Politica privind cookie-urile; acestea pot diferi de perioadele de păstrare a datelor rezultate din prelucrare.
• Prelucrări bazate pe consimțământ: până la retragerea acestuia sau încetarea scopului, cu posibilitatea păstrării dovezii consimțământului atât cât este necesar pentru demonstrarea respectării legii.

În cazul în care nu putem stabili o durată unică, folosim criterii precum natura datelor, scopul, raportul contractual, termenele de prescripție, obligațiile legale și necesitatea investigării incidentelor. La expirarea perioadei aplicabile, datele sunt șterse, anonimizate ori arhivate numai dacă există un temei legal pentru arhivare.

13/Securitatea datelor personale

Aplicăm și revizuim măsuri tehnice și organizatorice adecvate riscurilor, în scopul limitării accesului neautorizat, pierderii, divulgării, modificării sau distrugerii datelor personale.

Măsurile pot include controlul accesului, actualizări de securitate, copii de siguranță, protecție împotriva accesului abuziv și proceduri interne privind administrarea informațiilor.

Transmiterea informațiilor prin internet nu poate fi garantată ca fiind lipsită de orice risc. Dacă apare o încălcare a securității datelor personale, situația va fi evaluată și gestionată conform obligațiilor din GDPR, inclusiv în ceea ce privește notificarea autorității sau informarea persoanelor vizate, când legea o impune.

14/Drepturile tale potrivit GDPR

În condițiile și limitele prevăzute de GDPR, poți exercita următoarele drepturi:

• Dreptul de acces: să afli dacă îți prelucrăm datele și să primești informațiile și copia datelor la care ai dreptul.
• Dreptul la rectificare: să ceri corectarea datelor inexacte sau completarea celor incomplete.
• Dreptul la ștergere: să soliciți ștergerea datelor atunci când sunt îndeplinite condițiile legale.
• Dreptul la restricționarea prelucrării: să ceri limitarea utilizării datelor în cazurile prevăzute de lege.
• Dreptul la portabilitate: să primești anumite date într-un format structurat și să le transmiți altui operator, atunci când prelucrarea se bazează pe consimțământ ori contract și este efectuată automatizat.
• Dreptul la opoziție: să te opui, din motive legate de situația particulară, prelucrărilor bazate pe interes legitim. Pentru marketingul direct, opoziția poate fi exprimată în orice moment.
• Dreptul de retragere a consimțământului: atunci când prelucrarea se bazează pe consimțământ, acesta poate fi retras oricând, fără afectarea legalității prelucrărilor anterioare.
• Drepturi legate de deciziile exclusiv automatizate: protecția prevăzută la art. 22 GDPR, dacă o asemenea prelucrare ar fi aplicabilă.

Exercitarea unui drept nu determină automat ștergerea tuturor informațiilor, dacă există un temei legal pentru păstrarea unora dintre ele.

15/Cum poți depune o cerere

Pentru a formula o cerere privind datele tale personale, scrie-ne la [email protected], precizând, pe cât posibil, dreptul pe care dorești să îl exerciți și informațiile necesare pentru identificarea prelucrării vizate.

Vom răspunde fără întârzieri nejustificate, de regulă în cel mult o lună de la primirea cererii. Termenul poate fi prelungit cu până la două luni în cazurile prevăzute de GDPR, cu informarea ta în termenul legal.

Putem solicita informații suplimentare strict necesare verificării identității atunci când avem îndoieli rezonabile. Exercitarea drepturilor este, în principiu, gratuită, sub rezerva situațiilor expres prevăzute de lege.

16/Dreptul de a depune o plângere

Dacă apreciezi că prelucrarea datelor tale încalcă legislația aplicabilă, ai dreptul să depui o plângere la autoritatea de supraveghere competentă, fără a pierde dreptul de a utiliza căile judiciare prevăzute de lege.

În România, autoritatea competentă este Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal (ANSPDCP).

Website oficial: www.dataprotection.ro.

Ne poți contacta mai întâi la [email protected] pentru clarificări, fără ca acest pas să fie obligatoriu înaintea sesizării autorității.

17/Datele minorilor și deciziile automatizate

Slove Media desfășoară și prezintă inițiative educaționale și de educație media. Aceasta nu înseamnă că formularul general de contact este conceput pentru colectarea datelor personale ale copiilor.

Atunci când un proiect implică prelucrarea datelor minorilor, condițiile, rolurile și informările aplicabile trebuie stabilite distinct, în funcție de activitate și de cerințele privind protecția minorilor și, după caz, acordul reprezentanților legali.

În cadrul contactului obișnuit prin website nu este prevăzută luarea unor decizii bazate exclusiv pe prelucrare automatizată care să producă efecte juridice asupra persoanelor sau să le afecteze semnificativ într-un mod similar, în sensul art. 22 GDPR.

18/Website-uri externe, actualizări și contact

Website-ul poate conține linkuri către rețele sociale, publicații sau platforme ale unor terți. Accesarea acestor servicii poate determina prelucrări de date realizate de operatorii respectivi, potrivit propriilor politici.

Putem actualiza această Politică de confidențialitate atunci când se schimbă activitățile de prelucrare, configurația tehnică sau legislația aplicabilă. Versiunea publicată pe website va indica data corespunzătoare, iar modificările importante vor fi comunicate suplimentar atunci când legea o impune.

De dragul cuvintelor.